Jeden bidon firmowy dla całej organizacji? Przy większym zamówieniu to nie zawsze najlepszy pomysł

Pracownik biurowy, handlowiec spędzający dzień w samochodzie i technik pracujący w terenie korzystają z bidonu w zupełnie innych warunkach. Zamówienie jednego modelu dla wszystkich upraszcza logistykę, ale może obniżyć użyteczność całej realizacji. Przy większych zamówieniach bidonów firmowych eksperci GiftDesign.pl rekomendują spojrzenie na strukturę zespołu i scenariusze użytkowania, a dopiero później na pojemność, konstrukcję czy sposób znakowania. Dzięki temu możecie stworzyć spójną rodzinę produktów z logo firmy bez zmuszania wszystkich odbiorców do korzystania z identycznego rozwiązania.

• Czy jedna wersja bidonu firmowego rzeczywiście odpowiada potrzebom wszystkich pracowników?
• Które cechy bidonu mają największe znaczenie dla pracownika biurowego, mobilnego i pracującego w terenie?
• Czy kilka wariantów bidonów z logo firmy może zachować spójność identyfikacji całej organizacji?

Czy jedna wersja bidonu firmowego rzeczywiście odpowiada potrzebom wszystkich pracowników?

Kupujesz 500 sztuk, więc naturalnym odruchem jest wybranie jednego modelu. Jeden kolor, jedna pojemność, jedno znakowanie i jeden koszt jednostkowy. Excel wygląda dobrze, logistyka jest prosta, a każdy pracownik dostaje dokładnie to samo. Problem pojawia się poza Excelem, bo księgowa, przedstawiciel handlowy i monter instalacji nie funkcjonują w tych samych warunkach.

Pracownik biurowy może przez osiem godzin mieć dystrybutor wody kilkanaście metrów od biurka. Nie potrzebuje litrowego zbiornika. Bardziej doceni poręczną butelkę, którą postawi obok laptopa i bez problemu umyje po pracy. Handlowiec spędzający pół dnia w samochodzie zaczyna patrzeć na zupełnie inne rzeczy: czy bidon mieści się w uchwycie, czy można go otworzyć bez kombinowania i czy nie zaleje dokumentów pozostawionych na siedzeniu. Dla montera pracującego kilka godzin poza siedzibą firmy 500 ml może natomiast oznaczać po prostu zbyt małą pojemność.

Równe traktowanie pracowników nie musi oznaczać identycznego wyposażenia. Znacznie rozsądniej zapewnić porównywalny standard, ale dopasować formę do warunków pracy.

W większej organizacji podział może wyglądać choćby tak:

Taki podział nie musi oznaczać pięciu zupełnie różnych zamówień. Czasami wystarczą dwa modele zamiast jednego: lekki wariant dla biura i mobilności oraz większy, odporniejszy dla zespołów technicznych. Przy rozbudowanej strukturze można stworzyć trzy poziomy wyposażenia.

To jest też moment, w którym GiftDesign.pl może zacząć rozmowę inaczej niż od katalogu. Zamiast pytać wyłącznie o liczbę sztuk i budżet, można najpierw rozpisać strukturę zatrudnienia: ilu pracowników siedzi przy biurku, ilu jeździ, ilu pracuje na zewnątrz i kto otrzymuje produkty reprezentacyjne.

Dobrze przygotowany brief na bidony firmowe powinien więc zawierać nie tylko liczbę pracowników, ale również liczbę różnych sposobów pracy w organizacji. To znacznie lepsza informacja zakupowa niż samo „potrzebujemy 500 bidonów”.

Które cechy bidonu mają największe znaczenie dla pracownika biurowego, mobilnego i pracującego w terenie?

Nie twórz jednej listy parametrów od „najważniejszego” do „najmniej ważnego”, bo ich kolejność zmienia się razem ze stanowiskiem. Ta sama cecha może być drugorzędna przy biurku i decydować o użyteczności produktu w samochodzie.

Weź średnicę bidonu. W biurze niemal jej nie zauważysz. Na biurku jest dużo miejsca. Dla przedstawiciela handlowego kilka milimetrów może zdecydować, czy butelka wejdzie do uchwytu w samochodzie. Podobnie jest z masą: cięższa konstrukcja nie przeszkadza osobie, która przenosi bidon między kuchnią a biurkiem, ale zaczyna mieć znaczenie, gdy przez cały dzień nosisz torbę z laptopem, ładowarką i dokumentami.

Przy biurku wyżej przesunąłbym łatwość mycia, stabilną podstawę, wygodne picie i rozsądną pojemność. Dobry produkt nie powinien zajmować połowy stanowiska ani wymagać skomplikowanego rozbierania nakrętki każdego wieczoru.

W samochodzie hierarchia odwraca się. Szczelność, średnica podstawy i możliwość wygodnego korzystania stają się ważniejsze od efektownej formy. Jeśli pracownik wozi obok laptop, telefon i dokumentację klienta, nawet bardzo atrakcyjna butelka z niepewnym zamknięciem jest złym wyborem.

W terenie dochodzą pojemność, odporność konstrukcji i warunki atmosferyczne. Produkt będzie odkładany w mniej kontrolowanych miejscach, przewożony razem ze sprzętem i używany przez wiele godzin poza biurem. Tutaj delikatna powierzchnia wybrana dlatego, że pięknie prezentuje się na zdjęciu produktowym, może być kompletnie nietrafiona.

Zespół GiftDesign.pl może na tej podstawie stworzyć matrycę zastosowania zamiast rankingu bidonów:

I tu pojawia się praktyczna pułapka zakupowa: specyfikacja z największą liczbą zalet nie musi wygrać. Najlepszy bidon to nie ten, który ma najwięcej funkcji, tylko ten, którego parametry odpowiadają sytuacjom powtarzającym się w pracy danej osoby.

Czy kilka wariantów bidonów z logo firmy może zachować spójność identyfikacji całej organizacji?

Spójność nie wymaga produkowania armii identycznych przedmiotów. Spójna flota samochodowa może składać się z aut miejskich, dostawczych i reprezentacyjnych. Każde wykonuje inną pracę, a mimo tego od razu widzisz, że należą do jednej firmy. Z bidonami można zrobić dokładnie to samo.

Załóżmy, że organizacja wybiera trzy modele: niewielką butelkę do biura, większy bidon dla ekip terenowych i stalową wersję dla handlowców oraz kadry. Próba upodobnienia ich na siłę może dać gorszy rezultat niż stworzenie jednego systemu znakowania stosowanego na różnych produktach.

Taki system można oprzeć na kilku stałych:

• tej samej wersji logotypu,
• ustalonej maksymalnej skali znaku,
• powtarzalnym miejscu znakowania, jeśli konstrukcja produktów na to pozwala,
• jednej logice kolorystycznej,
• tej samej zasadzie dotyczącej dodatkowych napisów,
• podobnym poziomie wizualnego „nasycenia” brandingiem.

Dzięki temu grafitowy bidon terenowy nie musi wyglądać identycznie jak jasna butelka biurowa. Powinien natomiast sprawiać wrażenie, że oba produkty zaprojektował ten sam zespół dla tej samej marki.

W GiftDesign.pl taki model można potraktować jako rodzinę produktów firmowych. Najpierw ustalasz wspólny kod wizualny, później dobierasz do niego różne modele odpowiadające stanowiskom. To znacznie dojrzalsze podejście niż próba znalezienia jednego bidonu, który ma być jednocześnie lekki dla biura, pojemny dla budowy, reprezentacyjny dla zarządu i ekonomiczny przy dużym nakładzie.

Szczególnie dobrze działa ograniczenie liczby elementów identyfikacyjnych. Jeśli wszystkie gadżety firmowe z logo otrzymują podobną skalę znaku, konsekwentną typografię i przemyślaną paletę, różnice konstrukcyjne przestają być problemem. Mogą wręcz wzmacniać cały program wyposażenia, bo pokazują, że firma zauważa różne potrzeby swoich ludzi.